上海自考00341公文写作与处理知识点押题资料

　　公文写作与处理

　　考试-知识点押题资料

　　一、公文的概念及其含义(★★★单选/论述/简答)

　　公文即公务文书，是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的 文书，是进行公务活动的重要工具。

　　含义：

　　1、公文形成的主体是国家机关及其他社会组织

　　2、公文形成的条是行使职权和实施管理

　　3、公文是具有法定效力和规范体式的文书

　　4、公文是进行公务活动的重要工具

　　二、公文的产生与发展 (★★单/多选)

　　1、原始社会：结绳记事;

　　2、商代后期：甲骨文书是我国迄今发现的最早的文书档案;

　　3、西周：设立了专门管理文书的机构与起草文书的官吏;

　　4、《尚书》是我国最早的一部政治文件汇编本;

　　5、秦汉时期，是我国封建社会文书工作的确立时期， 秦代出现的“

　　书”、“奏”，是我国最早的上行文;

　　三、文书、文件和公文(★单选)

　　1、文书：可以作为所有文件材料总称，既可指公务文书，也可以指私 人文书，是一个整体概念。最早出现于西汉，汉代以后文书被确定和沿 用。

　　2、文件：广义上说：它同文书一样，既可指公务文件，也可指私人文 件，有时也可以指文件材料的总称。狭义上说：文件主要是指机关、组 织制成和发布的具有固定格式和文件版头的正式行文。出现于清末。

　　3、公文：是指各机单位为了办理公务而形成的文件材料。出现于东汉 末年和三国时期。

　　四、公文的特点 (★★★单选/简答)

　　1、公文有法定的作者

　　2、公文有法定的权威

　　3、公文有特定的效用

　　4、公文有规范的体式

　　5、公文有规定的处理程序

　　法定作者是指依据宪法和其他有关法律、章程、决定成立的并能以自己的名义行使法定的职能权利和负担一定的任务、义务的机关、组织或代表机关组织的领导人。

　　行文单位是指能在自己的职权范围内制发文件的机关、部门或单位， 称为行文单位。

　　五、公文的作用(★★★单选/简答/论述)

　　1、领导与指导作用

　　2、行为规范作用

　　3、传递信息作用

　　4、公务联系作用

　　5、凭据记载作用

　　六、公文的分类(★★★单选/多选/简答)

　　1、按公文来源划分：

　　(1)对外文件

　　(2)收来文件

　　(3)内部文件

　　2、按公文的行文关系划分：

　　(1)上行文(报告、请示)

　　(2)平行文(函)

　　(3)下行文(指示、决定、通知、批复)

　　3、按公文秘密程度和阅读范围来划分：

　　(1)秘密文件

　　(2)普通文件

　　(3)公布文件

　　4、按公文的制发机关性质划分：

　　(1)法律、法规文件

　　(2)行政文件

　　(3)党的文件

　　5、按公文内容性质与作用来划分：

　　(1)指挥性公文，如命令、指示、决定、意见、批复和政策性通知等;

　　(2)规范性公文，如各种条例、规定、办法、细则、章程、规则等;

　　(3)报请性公文，主要是报告、请示等;

　　(4)知照性公文，如公报、公告、知照性通知、通报、函等;

　　(5)记录性公文，如会议记录、电话记录、会议纪要、大事记、值班日志等。

　　七、公文的文种(★单选/多选)

　　公文的文种就是每一份公文的名称，人们把公文的名称统称为文种。

　　一份公文的名称并不是随意确定的，它是根据发文机关的权限、发文机关和收文机关之间的关系以及发文的具体目的和要求而确定的。各种不同的公文名称，可以概括地表明和反映各种公文的不同性能和不同作用，有利于机关公文的顺利进行和公文处理的规划化、制度化。

　　2000年8月24日，国务院发布了新的《国家行政机关公文处理办法》现行

　　公文文种13种：

　　1、命令(令)、2、决定、3、公告、4、通告、5、通知、6、通报、7、议案

　　8、报告、9、请示、10、批复、11、意见、12、函、13、会议纪要

　　八、公文写作的含义

　　公文写作，是指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机关领

　　导意图和愿望的写作活动。

　　公文写作包括起草初稿、讨论修改形成送审稿的整个过程。

　　起草初稿：是指构思基本完成后动笔行文，写出公文初稿的具体过程。

　　讨论修改：是指对初稿作进一步加工直到形成送审稿的过程。

　　九、公文写作的过程

　　

　　十、公文质量的重要性

　　思想内容方面，应该政策性强、针对性强、科学性强。

　　文字表达方面，应该结构严谨、语言精当、行文规范。

　　行文规范：是指公文的种类、格式等都由国家统一规定，书写要清楚，标点要正确，文面要整洁。

　　“自己动手，不要秘书代劳。”

　　“文章和文件都应当具有这样三种性质：准确性、鲜明性、生动性。”

　　十一、公文写作的特点与要求

　　

　　十二、公文写作的步骤与方法(简述)

　　

　　十三、公文的体式

　　公文的体式是指公文的文体、构成要素及其在格式上的安排。公文之所以要有一定的体式，主要是为了保证公文的完整性、正确性与有效性，提高办事效率并为公文处理工作提供方便。

　　

　　十四、公文的文体

　　公文的文体，是指在公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采取的具体方法和特点，即公文的表达方式和语体特征。

　　

　　公文的文体——公文的语言特点
 

　　十五、公文的构成要素与文面格式

　　10要素：发文机关标识、发文字号、标题、主送机关、正文、成文日期、印章、主题词、印发机关、印发日期。

　　公文的文面格式即公文的规格式样，是指公文的各个要素在公文文面上标识的位置和书写的样式。公文要素可分为眉首、主体、版记三个部分。

　　

　　公文的主体部分：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注等项。

　　公文标题，由发文机关名称、公文主题(事由)和文种组成，是对公文主要内容准确、简要的概括和提示。

　　《国务院关于进一步加强证券市场宏观管理的通知》

　　《中华人民共和国财政部令》

　　主送机关，指公文的主要受理机关，是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关，也称主送单位或行为对象。

　　

　　正文，是公文的主体部分，是公文的核心。一般分为导语、正文主体、结束语三个部分。

　　

　　附件，应在正文下一行加以标示，位于正文的左下方，公文生效标识之上，注明所附文件材料名称及件数。

　　成文时间，是指公文形成的时间。成文时间要用汉字书写，年月日要写齐全，不得有任何省略，不得将阿拉伯数字与汉字混用。

　　公文生效标识，是指在正文或附件之后加盖发文机关印章或签署人姓名，它是证明公文效力的表现形式。

　　附注，一般是对公文的发放范围，使用时需注意的事项加以说明。

　　

　　公文的版记部分：主题词、抄送机关、印发机关和印发说明。

　　抄送机关，是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。印发机关是指公文的印制主管部门。

　　

　　抄送机关的原则

　　

　　十六、公文的排版与装订

　　

　　十七、公文的稿本

　　公文的文稿和文本，同一内容和形式的公文，在撰写印刷过程中，以及根据使用时的不同需要，又往往形成不同的文稿和文本。

　　

　　十八、行文规范

　　按照一定的规则或准则来维护机关之间的行文秩序称为行文规范。公文行文规范的内容包括行文关系、行文方向与方式以及行文规则三个方面。

　　十九、行文关系

　　公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。

　　行文关系是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关之间的文件授受关系。

　　二十、确定行文关系的基本原则(论述：试述确定行文关系的基本原则。/我国党政机关确定行文关系的基本准则。)

　　1.各级国家行政机关的行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定。

　　国家行政机关的隶属关系和职权范围是由《中华人民共和国宪法》规定的。

　　地方各级人民政府服从国务院是我国各级行政机关行文关系的基本准则。(国务院是最高国家权力机关的执行机关。)

　　2.党的各级组织的隶属关系和职权范围是由《中国共产党章程》规定的。

　　下级服从上级，全党服从中央是各级组织行文关系的基本准则。

　　(党的最高领导机关，是党的全国代表大会和它所和产生的中央委员会。)

　　二十一、机关之间行文关系的划分

　　⑴ 同一系统的机关，既有上级领导机关，又有下级被领导机关，上下级机关之间，构成领导与被领导的关系。

　　⑵ 上级业务主管部门和下级业务部门之间具有业务上的指导关系。

　　⑶ 非同一系统的机关之间，无论级别高低，既无领导与被领导关系，又无上下级业务部门的指导关系，它们仅仅是一般性关系，或称不相隶属关系。

　　⑷ 同一系统的同级机关之间的关系，属于平行关系。

　　二十二、公文的行文方向与方式

　　1.逐级下行文　

　　2.多级下行文

　　3.直达基层组织和群众的下行文

　　1.逐级上行文：最基本、最常用

　　2.多级上行文

　　3.越级上行文

　　二十三、公文的行文规则

　　行文规则：是指机关行文必须遵守的具体规定或准则。

　　1.注意隶属关系，尊重机关职权;

　　2.大力精减文件，严格控制发文数量和范围;

　　3.在一般情况下，党政机关不得越级行文;

　　4.牵涉到几个部门的问题，部门之间要先协商一致或经上级裁决，然后向下行文;

　　5.行文必须正确确定主送机关和抄送机关;

　　6.主送机关与公文名称要相互呼应;

　　7.关于联合行文问题(必须是同级);

　　

　　8.关于“请示”的行文问题(一文一事);

　　9.关于各级党政机关办公厅(室)的下行文问题(自己职权范围内和授权范围);

　　10.在报刊上发布的法规性公文，应视为正式公文依照执行。

　　二十四、命令的概述

　　1.命令：简称令，是领导机关颁发的具有强制执行性质的指挥性公文。

　　2.适用范围：

　　适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章;

　　宣布重大强制性行政措施;

　　奖惩有关人员;

　　撤消下级机关不适当的决定。

　　3.哪些领导机关有权发布命令?

　　①中华人民共和国主席。

　　②国务院。

　　③国务院所属各部、各委员会。

　　④县级以上各级人民政府。

　　⑤乡、民族乡、镇的人民政府

　　总之，就行政系统而言，国家最高领导人、国务院及其所属部委、乡级以上地方各级人民政府，有权发布命令。

　　党的各级领导机关一般不单独使用“命令”这一文种。

　　二十五、命令的特点(简答)

　　1.权威性。表现在两个方面：一是发布命令的必须是具有乡以上级别的国家权力机关的执行机关，不具备这一级别，或不是执行机关，都无权发布命令;二是命令的内容重要且具有不可更改性。

　　2.指挥性。是指命令的内容具有指挥下级机关或有关人员行动的功能。

　　3.强制性。下级机关或有关人员必须按照命令的指挥行动。

　　二十六、命令的类型

　　1.公布令

　　也可称发布令或颁布令，适用于国家公布法律，国家行政机关发布根据法律制定的行政法规和规章。

　　2.行政令

　　是国家行政机关为实行重大强制性行政措施而发布的命令。

　　3.嘉奖令

　　是领导机关为奖励有突出贡献的人员或集体而发布的命令。

　　二十七、命令的写作

　　1.必须根据宪法、法律规定的权限范围发布命令。

　　2.要注意各类型命令写作的共同点和不同点。

　　3.语言要准确、凝炼、庄重、有力。

　　命令的内容单一、一文一事，篇幅较短。

　　命令结构：由标题、编号、正文、签署四部分组成。

　　标题：(1)直接用文种;(2)发文机关+文种;(3)发文机关+事由+文种。

　　

 

 

　　二十八、嘉奖令应当怎样写

　　先进事迹：应放在正文的最前面，扼要清晰地说明受嘉奖人最主要的功绩，以证明此人确实值得嘉奖。

　　嘉奖内容：说明给予受嘉奖人怎样的奖励，如授予荣誉称号，晋职、晋级，给予物质奖励等等。

　　号召部分：表达发布命令者对于有关人员的期望，一般应具体指出要向

　　受嘉奖人学习什么，不可泛泛地叫几句口号。

　　二十九、议案概述

　　1.议案：是有议案提出权的机构或人民代表，向同级人民代表大会或其常务委员会，提请审议事项的建议性公文。

　　2.适用范围：国家权力机关的有关机构及人员以及人民代表。

　　特点：1.行文关系及办理程序的法定性。2.行文内容的单一性和可行性。

　　三十、议案的类型

　　根据提出者身份的不同，议案可分为两大类：

　　1.由职能机构提出的议案。

　　2.由人民代表提出的议案。

　　(1)由职能机构提出的议案

　　职能机构主要指国家权力机构的办事或执行机构，如全国人大主席团、全国人大常委会、全国人大各专门委员会、国务院、中央军事委员会、最高人民法院、最高人民检察院等。

　　他们在人民代表大会期间提出的议案，不是一般的意见或建议，而是经权力机关批准后马上可以实施的方案。

　　(2)由人民代表提出的议案

　　人民代表在会议期间，可集体或联名向大会提出议案。经会议专门机构研究后，有些可以作为正式议案，交大会审议，有些则作为建议、批评和意见，交有关部门处理。

　　三十一、议案的写作

　　注意：1.提出的问题重要且已具备解决的条件。

　　2.要注意提出的权限和时限。提交议案，必须在大会规定的截止日期前，一般是在预备会议期间。

　　3.要注意行文格式和办理程序。

　　标题：由提议案人、议案内容、文种三部分组成。

　　正文：要说明提出议案的理由及具体内容。

　　议案的签署：提案人可以是机关，也可以是机关首脑。

　　三十二、决定和决议的异同

　　

　　三十三、决定的写作

　　1.标题：由决定机构、决定事由、文种三部分构成。

　　2.正文写法(三种类型)：

　　A.指挥型：一般由决定理由、决定事项、执行要求三部分组成。

　　B.个案型：一般由个案事实分析(即决定理由)、决定事项、期望要求三部分组成。

　　C.知照型：只要把需要“广而告知”的决定事项一一列出即可。

　　3.决定的文字要求准确、鲜明、简洁。

　　三十四、指示

　　指示是上级机关对下级机关指导工作的公文。

　　特点：

　　针对性：只有在下级机关的工作碰到困难或出现偏差时，在上级机关有某些意思要下级领会、贯彻时，上级机关才会主动发出指示。所以针对性很强。

　　原则性：用“指示”指导工作，主要是指明工作要求、工作原则，防止在方针政策上出现偏差。

　　指示的类型：

　　按照指示内容涉及的范围，可分：1.涉及全局问题，带普遍性的指示。2.涉及局部问题，带特殊性的指示。

　　指示的写作：

　　标题：一般由发文单位、事由、文种三部分组成。

　　正文：一般由指示根据、指示事项、执行要求三部分组成。

　　指示根据：包括理论根据、政策根据、现实根据等。

　　指示事项和执行要求是指示的主要部分。

　　三十五、意见

　　意见是党政机关对重要事项发表的对工作有指导性质的文件。

　　类型：

　　1.直接指导型。是领导机关直接对重要问题发表意见，用以指导下级的工作，其性质相当于“指示”。

　　2.批转执行型。这类“意见”是由职能部门提出，经领导机关同意，批转或转发各下级部门执行。

　　写作：注意内容的政策性、原则性，对下级的要求要明确具体，表达条理要清晰。

　　1.标题：一般也是发文单位+事由+文种。

　　2.正文：一般根据意见的多少，分部分或分条分点阐述，其第一部分或第一点，多半是提出意见的现实依据。后面部分则是对工作的具体要求 及实施的细则、步骤、方法等。

　　意见可以用于上行文、下行文和平行文。

　　三十六、公告、通告概述

　　1、概念：公告是机关、团体向公众宣布重要事项的告知性文件;通告是机关、 团体在一定范围内公布事项的告知性文件。

　　2、适用范围：“公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项;“通告” 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

　　三十七、公告和通告的特点及差异

　　——发布的公开性：内容都是公开的，发布的目的是要让大家知道或遵守。差别在于发布的范围不尽相同，公告涉及的范围广，通告涉及的范围小。

　　——事项的重要性：都是代表政府或一定的机构发布的，必须是重要的事情才可以使用公告、通告的形式发布。差别，一般公告公布的都是比较重 大的事情，而通告公布的，虽次于公告，但在其适用范围内，是重要的事情。

　　——操作的严肃性：公告一般由国家各级政权机构发布，涉及地方法规的，

　　必须由省级以上人民代表大会批准，一般机关团体，不能随意发布公告。

　　三十八、公告、通告的两大类型

　　①涉及法定事项的公告、通告：在宪法、法律、法规赋予的权力范围内，有关机构可以发布公告、通告，规定一些事项，有关人员必须遵守。(例：最高人民法院、最高人民检察院关于不再追诉去台人员在中华人民共和国成立前的犯罪行为的公告)

　　②知照性公告、通告：目的是要群众或有关人员知道，并不需要遵守和执行。(例：

　　决定XXX为国务院总理;市政工程爆破作业，市民不要恐慌)

　　三十九、公告、通告的写法

　　1、符合权限，一事一告;

　　2、内容明确，语气庄重;

　　3、注意格式：

　　标题：=发文单位+事由+文种;=发文单位+文种;=事由+文种;=文种;

　　正文：简明扼要写出公布事情，可略述理由，如公布的内容较多，可分点列出，但不需要解释，也可在正文最后加上“现予公告”、“特此公告”、“特批通告”等习惯用语;

　　署名和日期：全文最后右下角，如标题部分已显示也可不署名。

　　四十、公报

　　1、概念：公报是公开发布重要决定或重大事件的告知性文件。

　　2、公报与公告异同：

　　相同之处：内容公开性和重要性，发布机关权威性;不同之处：

　　——从发布机关看，前是党的机关常用，后是政府机关多用;

　　——从内容看，公报多用于发布会议情况、谈判情况、统计情况等，而公告多用于宣布单独事件;

　　如：宣布尼克松即将访华用公告，而公布尼克松访华时中美谈判的结果则

　　用公报。

　　3、公报的三种类型：

　　——会议公报：公布党的重要会议召开的情况及会议所做决定;

　　如《中国共产党第十五届中央委员会第一次会议公报》。

　　——统计公报：发布国民经济和社会发展各方面情况的统计数字;

　　如《关于第一次全国基本单位普查结果的公报》。

　　——外交公报：涉及两个或两个以上国家的政府、政党、团体等在会议或 交往后发表的文件，主要公布会谈各方的观点以及取得的共识。

　　如1972年2月28日中美两国就尼克松总统访华发表的《联合公报》。

　　四十一、通知

　　1、概念：通知是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。

　　2、行文特点：使用面极广，下行为主，也可平行;是使用最频繁的文种。

　　3、根据适用范围不同把通知分为六大类型：

　　——发布性通知：用于行政和党内规章制度;《中共中央关于印发XXX的通知》

　　——批转性通知：用于上级批转下级的公文给所属有关人员周知执行;《国务院批转国家语言文字工作委员会关于废止XXX的通知》

　　——转发性通知：用于转发上级机关和不相隶属机关的公文给所属有关人员，

　　让其周知或执行;《X省人民政府转发国务院关于调整XXX工作人员津贴的通知》

　　——指示性通知：上级指示下级机关开展工作;《国务院关于进一步解决干部夫妻两地分居问题的通知》

　　——任免性通知：任免和聘用干部;在机关或系统内容任免和聘用干部。

　　——事务性通知：处理日常工作中带有事务性的事情，也可是传达给有关机构和群众，开会、放假、缴费通知等。

　　4、通知的写法：

　　——标题(1)发文单位+事由+文种;(2)事由+文种;(3)文种。

　　——正文：

　　发布性——写明发布什么，请贯彻执行即可;

　　批转性、转发性——写明批转和转发什么，请贯彻执行即可;如需发表对文件意见，如评价、贯彻要求和期望，另起一行;

　　指示性——写明工作来由、工作内容、工作要求;

　　任免性——写明什么权力机关任免何人什么职务即可;

　　事务性——写明周知或执行的事情;

　　四十二、通报

　　1、通报概念：通报是在一定范围内表彰先进、批评错误，传达事项的告知性文件。

　　2、通报的特点：

　　——周知性：在发文范围内让所有人都知道所通报的情况。(例：山西安全生产事故，三鹿奶粉事件等)

　　——指导性：让群众认清事物的性质，提高思想认识。

　　3、根据通报承担的任务，把通报分为三种类型：

　　——表彰先进型：用于表彰个体或群体的先进人物，公布他们的事迹，宣布 给他们的奖励，分析先进思想，指出应向他们学习什么。

　　——批评错误型：用于批评犯错误的个人或群体，公布他们的错误事实，宣 布处分，分析错误的性质，指明应吸取的教训。

　　——传达事项型：用于将领导掌握的精神或情况传达给下属，以便下属开展 工作、处理问题时能做到心中有数。

　　4、正文的写法：

　　表彰先进型=介绍先进事迹+宣布表彰决定+分析先进思想+指明如何向先进

　　学习。

　　批判错误型=批评根据+错误事实+处分决定+错误性质+善后办法。

　　传达事项型=通报事项的情况或精神(事项分析、性质、重要性等)+对下属或群众的要求、期望。后一部分要视实际需要决定。

　　四十三、报告概述

　　1、概念：报告是下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性公文。

　　2、适用范围:报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况、提出建议，答复上级 机关的询问。

　　3、特点：——重陈述：报告的主要任务是如实向上级陈述工作情况，事实

　　和意见的陈述应当是报告的主要内容。

　　——有主见：汇报事实同时要提出自己的看法，有助于上级了解下级和考 虑问题。

　　四十四、报告的类型

　　四十五、请示概述

　　1、概念：请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文。

　　2、特点:

　　——超前性：请示必须在办事之前。凡请示中需要上级批准、指点、帮助的部

　　分，都应该是还没有付之实行的。

　　——说明性：请示的目的在于向上级说明情况，请求帮助(如各种资源)。

　　——单一性：请示必须一文一事，不能在一分公文中同时评有示两件以上的事情。

　　四十六、请示的类型

　　——请求批准类：重大项目立项、大型涉外活动、机构变革、重要人事任免等等，都必须由上级批准。《关于丹霞山风景区列为国家重点风景名胜区请示》

　　——请求帮助类：下级机关在权限范围内可以办的事情，因条件限制无法办好，可以通过请示，请求上级帮助。《关于承办省第六届大学生运动会经费的请示》

　　——请求批转类：一般是职能部门提出意见提出意见或建议，请求上级同意，并批转各有关部门执行。《关于审批第三批国家历史文化名城和加强保护管理的请示》

　　四十七、请示的写作

　　1、请示应当一文一事。

　　2、请示一般只写一个主送机关。

　　3、一般不得越级请示，因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。

　　4、受双重领导的机关向上级机关请示， 应当写明主送机关和抄送机关，由主

　　送机关负责答复。

　　5、理由要充分，要求要合理：

　　6、标题=事由+文种;(关于XX的请示);正文=请示理由+请示事项+结束语;

　　7、结束语常用的有“可否，请批

　　示”“当否，请指示”“请审批”“以 上请示如无不当，请批转有关单位执行”等。

　　8、语气要谦虚、委婉、实事求是，商量口吻。

　　四十八、报告和请示的区别

　　1、报告是下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性公文，请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文。

　　2、报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。请示用于向上级机关请求指示、批准。

　　3、向上级机关报送文件、答复上级机关询问时用报告，向上级机关要求审

　　核批示时，用请示。

　　四十九、批复概述

　　1、概念：批复是答复下级机关请示事项的指示性公文。

　　2、特点：

　　——针对性：针对“请示”这一文种，针对请示的机关，针对请示的问题。批复是针对性最强的文种，一定要有请示才答复。

　　——指导性：批复针对下级请示表态或发表意见，对下级的工作具有 指导、规范作用，下级不能违背上级的批复。上级不批准的事，就不能做，上级规定要做的事，要千方百计完成。

　　五十、批复的类型

　　——表态性批复：答复请求批准类的请示，同意或不同意;注意不同意需说明理由。

　　——指示性批复：提出处理意见，指导下级工作，作用上相当于指示。

　　五十一、批复的写作

　　批复一般比较简短，表态性的批复常常只有几十个字或两百字，指示性的批复略长一些。

　　批复写作要注意三点：

　　——要先回应后批复：“收悉”、“收到”;

　　——态度要鲜明，措辞要明确;指导性的，下级容易把握;

　　——要及时批复：请示的事前性要求批复的时间性。

　　五十二、函的概述

　　1、概念：函是机关之间办理日常公务的交往性公文，即书信。

　　2、函的使用范围极广，使用频率极高，函的用途主要包括四个方面：

　　A.平级机关或不相隶属机关单位之间的公务联系、往来;

　　B.向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项;

　　C.业务主管部门答复审批无上下级隶属关系的机关请求批准的事项;

　　D.机关单位对个人的事务联系，如复群众来信等。

　　3、函的特点

　　——形式灵活，适应性强：函虽然主要用于平行机关和不相隶属机关之间的交往，但有时也可用于上下级之间的交往。比如一些一般性、事务性的

　　询问和答复，就不一定用请示和批复，而可以用函。又比如有些工作上级机关想和下级机关商量着办，不带强制性质，可以用函。

　　——务实性强：函多用于解决具体事务，内容实在，务实性强。

　　五十三、函的类型

　　——商洽函：机关间商洽工作、讨论问题，多用于平行机关和不相隶属机关;

　　——问复函：机关之间提出询问和答复询问，平行机关、上下级、不相隶属机关都可以使用;

　　——请准函：向没有隶属关系的有关主管部门请求批准;

　　——知照函：用于把自己管辖范围的事情告诉有关机构，适用范围同上。

　　注意：向有隶属关系的上级机关请求指示、批准事项用请示;向没有隶属关系的业务主管机关请求批准有关事项，则用请准函。

　　五十四、函的写作

　　——一事一函，直陈其事。

　　函的内容，要直接陈述事项。函正文一般由缘由、事项、结语三部分组成。

　　缘由是交代为什么要写这封函;事项是说明商洽、询问、答复、请求，知照的具体内容;结语是表达发函者的愿望，如“请研究后函复”“请同意”“请批准”、“特此函告”“此复”等等。

　　——语言平实、亲切、自然。

　　一切从工作需要出发，不掺杂私人感情。要用商量的口吻，凡要对方做的事情，一定要用“请”字句。用语得注重谦恭有礼，尊重对方。

　　五十五、会议纪要概述

　　1、概念：是记载会议情况和精神用以公布或传达的纪实性文件。

　　2、特点：

　　——纪要性：把会议的主要精神和议定事项，归纳整理表述出来，不涉及会

　　议的一般过程及议而未决的事项。

　　——约束性：反映议定事项的会议纪要，对与会者和有关人员，具有约束力，与会者和有关人员的言论、行动，不能违反会议决定的事项，必须按

　　会议的要求加以贯彻。

　　——知照性：公开发表或内部交流可让群众和有关人员了解会议。

　　五十六、会议纪要的类型

　　五十七、会议纪要的写作

　　1、会议纪要一般在会后起草，经主管领导人签字同意才能定稿;协议性会议纪要则要与会各方领导人都同意才能定稿。写会议纪要要以会议记录、会议报告和发言、会议决议为依据，不能加进会议以外的东西和写作者个人的意见。

　　2、标题=会议名称+文种

　　3、正文=会议概况+会议内容+结束语;

　　结束语：小结正文，对与会者、下级机关、有关群众提出希望和要求。

　　4、会议纪要由会议主持机关撰写，最后署名和撰写日期

　　五十八、条例

　　概念：由党政领导机关制定和发布的系统规范某一方面工作、活动、行为的法规性公文。

　　条例在党的机关系统，可以作为正式公文行文;在行政系统，不能单独行文，只能以“令”、“决定”或“通知”的形式发布，和它们同时行文。

　　五十九、条例的类型

　　——党中央机关制定的条例：规范全党工作、活动和党员行为;如《中国共党机关公文处理条例》

　　——国家行政机关制定的条例：规范全国某方面行政工作;如《破坏地震应急条例》

　　——地方权力机关制定的条例：规范地方某一方面工作;如《南京市粉煤灰综合利用管理条例》

　　六十、规定

　　概念：规定是各级党政机关、社会团体、企事业单位规范某方面工作的规章性公文。

　　规定可分为三种类型

　　——党内规定：《关于对违反〈党政领导干部选拔任用工作暂行条例〉行为的处理规定》

　　——法规性规定：《深圳经济特区私营企业暂行规定》

　　——一般性规定：机关团体对某项工作作出的具体规定，不属法规性质，但在一定范围内有规范作用。如《XX大学关于优秀硕士生攻读博士学位暂行规定》。

　　六十一、规定和条例的异同

　　同：

　　规定在性质上和条例一样，属于规范工作、活动、行为等的规章制度性的文种。

　　异：

　　1.条例规范的范围大，制定和发布条例的机构级别高;而规定规范的范围较小，能够制定和发布规定的机构的级别可高可低。

　　2.从使用范围来说，规定比条例广，很多具体的工作可以用“规定”;而“条例”规范的工作一般带有全局性，不涉及过于细小的工作。

　　六十二、条例和规定的写作

　　1、要遵循四项基本原则;

　　2、起草规定和条例，要对现行内容相同的法规进行清理，注意同其他法规

　　的衔接协调;如涉及其他部门要协商取得一致。

　　3、内容表达用“章条式”(复杂)、“条款式”(简单);

　　4、语言要准确、严密。

　　六十三、规章类文书概述

　　——概念：规章类文书主要是指规范工作、活动、行为等的规章制度类文书。

　　——适用范围：适用于党政系统、社会团体、企事业单位及各类组织机构。

　　——特点：内容的规范性、执行的强制性、制定的程序性。

　　——常见类型：条例、规定、办法、实施细则、章程、规则、守则、制度、 公约等文种。

　　六十四、规章类文书的写作

 

 

　　六十五、计划类文书的概述

　　——定义：是机关团体为了达到某一目的或完成某一任务，对目 标达到、任务完成前特定时段工作的设计和安排。

　　——类型：规划、纲要、计划、安排等。

　　——运用广泛：

　　大至国家：十五规划/第八个五年计划

　　小至一般单位：年度工作计划/季度工作进度安排

　　六十六、计划类文书的作用和特点

　　作用：下情上达;上情下达;统一自身步调。

　　特点：

　　1、目标的前瞻性：一个预期目标，服从长远利益， 局部服从全局。

　　2、操作的预想性：借鉴以往的经验设想步骤和措施，如主观 和客观条件改变要进行修改。

　　六十七、计划类文书的类型

　　六十八、计划类文书的写作

　　(一)分析情况要认真细致。(二)确定目标要实事求是。

　　(三)措施步骤要切实可行。(四)条目要分明，语言要简洁。

　　计划正文的格式以“条款式”和“表格式”最为多见，条款式分条分点，眉目清晰。表格式一般用于说明任务分配、时间安排等内容，好处是一目了然。

　　一个完整的计划，内容必须包括：现状分析/目标/任务/主要措施/实施步骤/执行要求等部分。

　　六十九、总结的概述

　　——概念：机关团体在实施计划或完成任务之后，对已做工作进行概括和评估的文书。

　　——性质：与计划相对应。工作之前做计划，工作之后总结:检查计划完成情况。

　　七十、总结的特点和类型

　　1、回顾性:回顾已经做过的工作。

　　2、经验性:把感性认识上升到理性认识,从具体工作中引出经验教训,为以后

　　的工作提供借鉴。

　　1、综合性总结：关系全局,内容涉及多方面，如《华南师范大学2012年度工作总结》。

　　2、专题性总结：只就一个方面/一项工作/一个问题进行总结，比较单一。

　　七十一、总结的写作

　　——回顾工作情况要实事求是：真实(既不夸大，也不缩小，“做的 好不如说(写)的好”)、准确地反映实际情况。

　　——总结经验教训要着眼未来：除了少数事务性工作,一般都应该总结 经验教训;经验教训以对今后工作有借鉴作用为重点。

　　——纲目要清晰，文风要平实。

　　七十二、调查报告的概述

　　——概念：针对现实中发生的较重要的问题，作专门调查后，利用调查材料写成的书面报告。

　　——作用：提供真实的社会情况，为制定政策、贯彻政策、宣扬先进、揭露阴暗、解决工作中疑难问题服务。

　　——特点：针对性强;纪实性强。

　　七十三、调查报告的类型

　　新闻性调查报告:

　　多由新闻工作者完成

　　引起社会关注

　　促进问题解决

　　政务性调查报告:

　　多由政府工作人员完成

　　调查内容/范围由领导机关决定

　　为制订方针政策服务,提供可供参考的情况

　　个案性调查报告:

　　针对个案

　　为解决问题提供事实依据

　　七十四、调查报告的写作

　　做好调查前的准备工作——深入调查——整理调查材料——撰写文字报告

　　(一)深入细致、客观公正的调查是写好调查报告的前提：掌握全面 情况，不带个人偏见;

　　(二)围绕问题展示重要的、典型的材料是调查报告的主要任务;

　　(三)调查报告的格式。

　　七十五、讲话类文书概述

　　讲话类文书就是人们在各种特定的场合发言时所依据的各类文稿的总称。

　　从广义上说，它不仅包括领导同志在各种会议上和群众集会上发表讲话 时的文稿，也包括只代表个人意见的、以群众身份所作的各类讲话的文 稿，它是在公众场合经常使用的文书。

　　七十六、讲话类文书的类型

　　1、讲话稿：通常指各级领导在各种会议上宣读的文稿。

　　发言：以群众身份在会议上的发言称为“发言”。

　　演讲：演讲活动(如政治演讲、学术演讲、法庭演讲等)中的连讲带演、声情并茂的发言称之为“演讲”。

　　2、开幕词、闭幕词：

　　开幕词是在大会开始时，由主要领导人向大会宣读的阐明会议宗旨、说明会议议题和议程、向与会代表提出希望的书面文稿。通常具有指导性、方向性和基调性的作用。

　　闭幕词是在大会结束时由主要领导人向大会宣读的概括大会主要精神、总结大会成果、指出会后努力方向的文稿。通常具有总结性、激励性和评估性的作用。

　　3、欢迎词、欢送词、答谢词：

　　欢迎词：是对客人的到来表示热情的欢迎的一种讲话类文书。

　　欢送词：是送别客人时表达良好祝愿的一种讲话类文书。

　　答谢词：是宾客在受到主人的热情款待时，向主人表示感谢的一种讲话

　　类文书。

　　七十七、讲话类文书的写作

　　七十八、记录类文书概述

　　记录类文书是指如实记录有关内容而形成的公务文书。

　　1、会议记录：是如实记载有关会议基本情况和主要内容的文书。

　　2、电话记录：是在用电话处理公务时，记载有关通话内容的文书。

　　3、接待记录：是指在接待群众来访时，记载有关接待内容的文书。

　　4、大事记：是将本机关本部门工作的重大公务活动或重大事件按年、月、日 的先后顺序进行如实记载的一种文书。

　　七十九、记录类文书的特点

　　1、内容的纪实性

　　2、材料的直接性

　　3、语言的实录性

　　八十、记录类文书的写作

　　1、大事记的写作一般应包括：

　　标题：机关名称+内容+大事记;机关名称+大事记。

　　开头：用于说明编写目的、意义、体例及时限等问题。

　　正文：由时间和记事两部分，按年、月、日安排记事先后顺序。

　　结尾：用于说明材料的真实性和使用、处理等有关事项。

　　2、写作要求：

　　A.要记述“大”事

　　B.要客观真实

　　C.要言简意赅

　　八十一、简报类文书的概述和类型

　　概述：简报就是简明扼要的书面报告。是用于汇报工作、反映问题、交流经验、沟通情况、推动工作开展的一种简短的、摘要性的信息载体。简报类文书虽不能代替正式公文，但却是使用最普遍、最广泛也是最常见的应用文书之一。

　　类型：简报类文书只是一种统称，可以从不同的角度进行分类。

　　1、会议简报：专门报道、交流有关重要会议的内容和情况的简报。

　　2、工作简报：反映本部门、本系统各方面工作情况的简报。

　　八十二、建议类文书概述

　　建议类文书是以书面形式提出建议、意见的一类公务文书。

　　特点：建议性;说理性;委婉性。

　　一般可分为议案、提案和建议等。

　　1、提案：是指提请机关或一定组织的会议讨论、处理的意见或建议的文书。通常是由出席会议的代表把下级组织或群众的意见或建议，用书面形式写出并提交给会议审议。提案一般在各级政协会议和职工代表大会中使用。

　　2、建议：是组织、单位或个人对某向工作、某项活动或某个方面的问题提出建设性的意见、建议时使用的文书。

　　八十三、建议类文书的写作

　　八十四、公文处理工作的概念、特点、作用

　　——概念：主要是指机关内文书工作人员所承担的公文的收发、登记、催办、整理与保管等方面的具体工作。

　　——特点：1、政治性：是指机关的公文处理直接关系到党和国家的方针政策、

　　法令法规的贯彻执。

　　2、时限性：(1)凡是入文书部门的公文一般都要及时迅速地进行处理，不能

　　延误。(2)有的公文的处理要讲究适时。(3)公文处理的各个环节都要注意

　　时间上的衔接。

　　3、机要性：是指公文处理所涉及的一些文件的内容具有不同程度的机密性，以及文书工作岗位的重要性。

　　4、规范性：是指公文在形成、办理、管理和整理归档的过程必须遵循统一的规范。

　　——公文处理工作的作用

　　1、助手作用 2、纽带作用 3、查考作用

　　八十五、公文处理工作的基本任务

　　1.文件的收发、登记和分送;

　　2.文件的拟办、批办、承办和催办;

　　3.文件的撰写、校核、签发、缮印、校对和用印;

　　4.会议、汇报、电话的纪录和整理;

　　5.文件材料的平时整理、提供借阅利用等工作;

　　6.归档文件材料的系统整理、编目和归档工作;

　　7.处理群众来信;

　　8.为机关领导准备有关资料并完成领导人交办的其他文书工作的任务。

　　八十六、公文处理工作的基本要求

　　1、公文处理工作必须准确、周密，确保质量;

　　2、公文处理工作必须及时、迅速，注重时效;

　　3、公文处理工作必须做到安全可靠，确保机密;

　　4、公文处理工作必须加强集中统一管理，公文由文秘部门统一收发、

　　分办、传递、用印、立卷、归档和销毁;

　　5、公文处理工作必须坚持实事求是，遵规守纪，按行文机关要求和公文处理规定进行;

　　6、精简文件，深入实际、反对官僚主义和文牍主义。

　　八十七、收文办理程序

　　收文是指机关文书部门收进外单位发来的文件材料。

　　收文办理程序主要有：

　　(一)签收、拆封与登记;

　　(二)审核分发与传阅;

　　(三)拟办、批办与承办;

　　(四)催办、查办与注办。

　　(一)签收、拆封和登记

　　1.公文的签收是指收到文件材料后，收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，以明确交接双方的责任，保证公文运转的安全可靠。签收是收文办理的第一个环节。

　　2.拆封，文件的拆封是文书人员的职责。但文书人员只是对写明由本机关或本部门收启的封件进行拆封。(领导人亲启信件除外)。

　　3.登记，公文的登记就是将需要登记的文件在收文登记簿上编号和记载文件的来

　　源、去向，以保证文件的收受和处理。

　　(二)审核分发和传阅

　　1、审核：机关文书部门收到下级机关上报的需要办理的公文应当进行审核，审核的重点是：是否应由本机关办理;是否符合行文规则;内容是否符合国家法律法规及其他有关规定;涉及其他部门或者地区职权范围内的事项是否经过协商、会签;使用公文文种、公文格式是否规范等。

　　经审核对符合规定的公文，文书部门应当及时提出拟办意见报机关负责人批示或者交有关部门办理、阅知。

　　2、分发：公文的分发亦称分办，是指文书人员在文件拆封登记以后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时、准确地将收来文件分送给有关领导、有关部门和承办人员阅办。

　　3、传阅：公文的传阅是指单份或份数很少的文件以及一些非承办性文件，需要经机关各位领导人和许多部门阅知时，由文书人员组织在他们中间传递和阅读。

　　传阅文件应当注意：

　　1.传阅的顺序，一般应先送给机关的主要领导、主管负责人和主管业务部门阅读，然后送其他有关阅知的对象。

　　2.传阅文件应以文书人员为中心进行传递，这种传阅文件的方法称为“轮辐式传阅”。

　　3.在传阅过程中或传阅完毕后，文书人员要及时对文件进行检查，发现有领导批示时，要按批示意见进行处理。

　　4.每份传阅文件，都应由文书部门在文件首页附上《文件传阅单》。文件阅毕后，阅看人员要在《文件传阅单》上签注姓名和日期。

　　(三)拟办、批办与承办

　　拟办：公文的拟办是指对来文的处理提出初步意见，供领导人批办时参考。

　　批办：是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。

　　承办：是指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。

　　承办这一环节，是收文的最后一道程序，又是发文程序的开始，是公文处理中的一个关键性的环节，它直接关系到发文的质量和机关公文处理工作的效率。

　　八十八、发文办理程序

　　发文是指机关文书部门根据机关的工作需要向外发出文件材料，包括本机关制发、转发、翻印、复印的文件材料等。

　　发文办理：就是指文件从拟稿到印制发出的整个运转过程。

　　发文办理程序：

　　1)拟稿、审核与签发;

　　2)核发、缮印与校对;

　　3)用印、登记与分发。

　　(一)拟稿、审核与签发

　　1.拟稿是公文承办人员根据领导交拟或批办的意见草拟文稿的过程，是发文办理的第一个环节。注意事项：

　　

　　2.审核是指公文的草稿在送交机关领导人审批签发以前，对公文的内容、体式进行的全面审核和检查。审核的重点看：是否需要行文、公文内容、文字表述、文种使用、格式等是否符合有关规定。

　　3.签发是指机关领导人对文稿的最后审批。注意：

　　

　　(二)核发、缮印与校对

　　1.核发：指在公文正式印发之前，对经领导人签发的文稿进行复核并确定发文字号、分送单位和印制份数的一项工作。公文的核发应由办公室分管公文工作的负责人进行。

　　2.缮印：指对已签发的公文定稿进行印制。

　　3.校对：指将公文的誊写稿、打印稿清样与经领导签发的原稿核对校正，以修改和消除书写、排字上的错误。校对是对文件质量的最后一次检查。

　　(三)用印、登记与封发

　　1.用印：指在印好的文件上加盖机关印章。

　　2.发文登记：一切发出的文件，均应进行登记。发文登记的作用，便于对文件进行管理和查找。

　　3.封发：指对准备发出的文件进行分装和发送。

　　八十九、什么是归档文件整理工作

　　2000年12月6日，国家档案局颁布了《归档文件整理规则》指出，归档文件整理是指“将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。”它的适用范围是各级机关、团体和其他社会组织。

　　九十、归档文件整理的几个基本概念

　　1.归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

　　2.归档文件的整理把“件”作为归档文件整理的基本单位，是从检索的实际需要及减轻立卷工作量出发的。只有理解和掌握了“件”的概念，在实际进行文件整理时，就可以将文件按“件”装订，然后再进行后续程 序的工作。“正本与定稿为一件，来文与复文可为一件”。

　　九十一、归档文件整理的基本原则

　　(1)遵循文件形成的规律，保持文件之间的有机联系。文件在形成过程有其自身的规律，每一个机关，在工作活动中形成的文件材料，记述和反映了这个机关的全部活动和全部历史。同时任何一个机关的工作活动都不可能是孤立地进行的，必须同自己的领导机关、下级机关以及其他有关机关发生上下左右、四面八方、多种多样、错综复杂的联系。

　　(2)区分文件的不同保存价值。文件的保存价值是由文件本身固有的内在的各种因素决定的，文件内容的重要程度不同，所起的作用不同，保存价值也就不同。

　　(3)便于保管和利用。便于保管和利用，是归档文件整理的根本目的，也是衡量归档文件整理质量的重要标准。归档的文件是否便于保管和利用，不仅关系到机关各项工作的开展，而且关系到机关档案室、各级档案馆工作有无可靠的基础和保证。

　　九十二、归档文件整理的工作步骤

　　归档文件整理的工作步骤分为装订、分类、排列、编号、编目、装盒六个步骤进行。

　　1.装订。装订是归档文件整理的第一步骤，通过这一环节可以从实体上将归档文件的基本单位——“件”确立下来。

　　“件”内文件排列方法是：正本在前，定稿在后;正文在前、附件在后;原件在前，复制件在后;转发文在前，被转发文在后;回复性文件在前，报请性文件在后;结论性材料在前，依据性材料在后;汉文本在前、少数民族文本在后;中文文本在前，外文文本在后。

　　2.分类：归档文件的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有体系的过程。

　　归档文件分类方法：

　　1.按年度分类;

　　2.按保管期限分类;有(永久50年以上)、长期15-50年、短期15年以下三种。

　　3.按机构或问题分类;

　　4.几种分类方法的结合运用。

　　3.排列：是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。按事由结合时间、重要程度排列的具体方法：

　　1)对同一事由的归档文件，可按文件形成时间的先后顺序或者按文件的重要程度排列。

　　2)对不同事由的归档文件，可采用按不同事由形成时间的先后排列和按事由的重要程度排列。

　　3)零散文件排列在相应类别归档文件的最后或与相关的某件归档文件装成一件，然后在归档文件目录备注栏或备考表中加以说明。

　　4.编号：归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置用符号进行标识，并以归档章的形式在归档文件上注明。其目的是记录和反映分类排列这些系统化工作的成果。通过编号，使归档文件在全宗中的位置固定下来，为后续的编目工作以及日常管理和查找利用工作提供便利。

　　5.编目：归档文件的编目是指编制归档文件目录。包括归档文件目录封面、归档文件整理说明和归档文件目录三部分构成。

　　6.装盒：将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表等工作内容。

　　九十三、公文归档

　　含义：机关文书部门或业务部门将归档文件整理装盒以后，逐年移交给机关档案室集中保管，称为“归档”。